ORIGINE ET DESTINATION

J’ai toujours accordé un grand intérêt aux formulaires. Un formulaire est toujours intéressant à lire et à étudier, pour autant qu’on sache le faire. Aussi avais-je le dessein de revoir tous les formulaires de demandes des autorisations. Vaste programme. Il fut mené à bien, je crois, avec soin, efficacité et succès, car il ne dépendait à peu près que de moi ( Cf. Chapitre #1500# ). Le désintérêt général avait au moins cet avantage qu’au moins sur ces affaires, on me laissa la ,paix.

J’acquis ainsi, sans le vouloir, une petite notoriété et le service central d’organisation et méthode, ( le SCOM ) du Ministère des Finances m’invita plusieurs fois à présenter notre travail dans des séminaires de formation. J’acceptai volontiers quand on me le demanda d’écrire un petit article pour sa revue. Tout lapidaire qu’il soit, il en dit long sur les devoirs et les exigences que l’administration doit s’astreindre à respecter en ce domaine ( Cf. également #1977-10-18---H# ).

Le formulaire administratif n’est pas aimé; pour l’administration, il reste au rang des préoccupations subalternes ; il est pour l’usager un témoignage quotidien de la bureaucratie. Il est au coeur d’un malentendu national que les commentateurs de l’administration ne contribuent guère à réduire tant l’imprimé reste leur cible favorite quand ils s’en prennent à la paperasserie.

L’EPIDERME DES LOIS

Nulle loi qui crée des droits ou des obligations pour l’usager ne peut pratiquement se dispenser de formulaires. La prolifération des imprimés est donc à la mesure du bourgeonnement du droit. La loi n’atteint pas le citoyen par le journal officiel qui la promulgue ou en publie les décrets d’application. Elle ne l’atteint pas plus par les circulaires essentiellement destinées à l’administration; elle l’atteint dans le plus éloigné des cantons avec le formulaire. Sans lui, la loi est quasiment inaccessible au citoyen, qu’il ait à la subir ou à en bénéficier. Imaginons un instant la situation si les imprimés de la sécurité sociale, remplis après une visite chez le médecin, disparaissaient subitement de la circulation. L’usager, le docteur, le pharmacien et l’administration de la Sécurité Sociale, auraient, pour compenser cette disparition, quatre ou cinq fois plus de travail à fournir pour obtenir le même résultat, dans une insécurité bien plus grande.

UN SAVOIR FAIRE INSUFFISANT

Si l’imprimé est le vecteur du droit, le droit ignore bien souvent l’imprimé, en cela qu’il n’est pas conçu, organisé, écrit, pour s’exprimer en formulaires. Quelles lois, quels décrets ont-ils été pensés après avoir été, au préalable mis à plat dans les cases objectives de l’imprimé ? Les contorsions des imprimés traduisent bien souvent l’imperfection des lois. Un mot, une phrase, un alinéa peuvent ainsi donner lieu à une multiplication insoupçonnée des cases à prévoir.

On parvient rarement, dans l’élaboration des lois et des décrets à faire prévaloir la préoccupation de l’usager car l’argument tiré de la complication de l’imprimé futur pèse d’un poids léger devant les exigences de la politique ou du droit. Pour clarifier ou simplifier les formulaires, il faut donc commencer par clarifier et simplifier le droit. Ce savoir-faire, nous ne le possédons pas.

Il faut donc vivre dans l’imperfection complexe et compenser par un effort d’intelligence dans la composition des imprimés, les défectuosités de la législation. Il n’est pas interdit cependant de rêver au jour où il serait demandé de revoir la législation à la lumière des enseignements du formulaire et des tracas subtils qu’il cause malgré lui aux utilisateurs.

UNE INDUSTRIE LOURDE

C’est un troisième aspect qui n’est pas évident. On modifie peut être moins facilement un formulaire qu’une loi ou qu’un décret. C’est vraisemblablement le cas de tous les documents d’usage national dont la production annuelle dépasse des centaines de milliers d’exemplaires, dont la diffusion atteint chaque mairie, dont les stocks requièrent une gestion rigoureuse, dont le coût se calcule en million.

La lourdeur, dira-t-on, a sa cause dans l’administration centralisée. C’est vrai, mais il n’est pas prouvé cependant qu’une gestion plus décentralisée permette de réagir bien plus rapidement. Toutefois, l’inertie de l’imprimé n’a pas que des inconvénients ; elle conduit à la stabilité des formulaires, indispensable à l’usager qui s’habitue à les remplir. Il convient, donc quand on réforme un formulaire, de ne pas se tromper.

Pour toutes ces raisons, il faut louer les efforts méthodologiques du SCOM ( 1 ) et souhaiter qu’ils imprègnent beaucoup plus les administrations, celles qui en font trop comme celles qui n’en font pas du tout -- il y en a-- et laissent l’usager tâtonner devant la porte de l’administration.

Car le formulaire est aussi la clef qui ouvre cette porte, aux serrures équipées d’innombrables sécurités.

ANTOINE GIVAUDAN

Chef du Service de l’Urbanisme

au Ministère de l’Equipement et de l’Aménagement du Territoire

( 1 ). Service central d’organisation et méthodes du MINISTERE DES FINANCES